Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für diese Website und den Dienst ist Ahmed Shahed Noori, Johannisthaler Chaussee 353, 12351 Berlin, Deutschland. Fragen zum Datenschutz: privacy@intentos.eu.

Für die Daten der Anrufer, die dein Assistent annimmt, bist du als Unternehmen verantwortlich. Wir verarbeiten sie in deinem Auftrag. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir auf Anfrage an hello@intentos.eu bereit.

2. Welche Daten wir verarbeiten

• Konto: Name, E-Mail Adresse und Passwort (nur als Hash). Wir brauchen sie, damit du dich anmelden kannst.
• Assistent: was du im Studio einträgst: Name des Unternehmens, Website, Begrüßung, freigegebenes Wissen, Öffnungszeiten, Einstellungen. Texte von deiner Website lesen wir nur, wenn du „Website lesen“ wählst.
• Anrufe: Telefonnummer des Anrufers, Zeitpunkt und Dauer, Transkript, Zusammenfassung und, soweit der Sprachanbieter sie bereitstellt, die Aufnahme. Dazu Angaben, die der Anrufer nennt, etwa Name, E-Mail, Wunschtermin.
• Kunden, Termine, Aufgaben: die Einträge, die du anlegst oder die dein Assistent aus Gesprächen erzeugt: Kontaktdaten, Geburtsdatum (nur zur Identifikation), Notizen, gebuchte Termine, Aufgaben.
• Zahlung: Zahlungsdaten gibst du direkt bei Stripe ein. Wir erhalten den Status deiner Buchung, nicht deine Kartennummer.
• Technische Daten: IP Adresse und Zeitpunkt der Zugriffe in Server Protokollen, zur Sicherheit und Fehlersuche.

3. Wofür wir die Daten nutzen

Nur, um den Dienst zu erbringen: Anrufe annehmen und beantworten, Kunden erkennen, Termine buchen, Anfragen aufnehmen, Abläufe ausführen, Abrechnung, Support und Sicherheit. Wir verkaufen keine Daten, nutzen sie nicht für Werbung und trainieren damit keine eigenen KI Modelle. Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), unser Interesse an einem sicheren und fehlerfreien Betrieb (lit. f) und, wo erforderlich, deine Einwilligung (lit. a).

4. Wer die Daten bekommt

Wir geben Daten nur an Dienstleister, die wir für den Betrieb brauchen, und nur soweit nötig:

• Vapi: steuert die Telefongespräche und verbindet Telefonie, Spracherkennung, Sprachmodell und Stimme. Über Vapi werden auch Rufnummern und Weiterleitungen bereitgestellt.
• OpenAI: Sprachmodell, das die Antworten des Assistenten formuliert.
• ElevenLabs: Sprachausgabe (die Stimme des Assistenten) und die Demo „Ada“ auf unserer Website, bei der dein Mikrofon nur nach deiner Freigabe genutzt wird.
• Deepgram: Spracherkennung, die das Gesprochene in Text umwandelt.
• Google (Kalender): nur, wenn du ihn verbindest, siehe Abschnitt 5.
• Supabase: Datenbank, Dateispeicher und Anmeldung, Rechenzentrum in Frankfurt am Main (EU).
• Vercel: Hosting der Website und der Server Funktionen.
• Stripe: Zahlungen und Abonnements.
• Resend: Versand von E-Mails: Bestätigung deines Kontos und die E-Mails, die du in Abläufen einrichtest.
• Cal.com: Terminbuchung für den Live-Test und den Einrichtungstermin, wenn du diesen Link nutzt.

Mehrere dieser Anbieter sitzen in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der EU Kommission oder, wenn der Anbieter zertifiziert ist, auf das EU US Data Privacy Framework.

5. Google Kalender

Wenn du deinen Google Kalender verbindest, bitten wir um zwei Berechtigungen: Termine in deinem Kalender ansehen und anlegen oder ändern (calendar.events) und sehen, wann du frei oder beschäftigt bist (calendar.freebusy).

• Wofür wir sie nutzen: um freie Zeiten für Anrufer zu finden, Termine zu buchen, Termine zu finden und zu verschieben, und um dem Kunden die Einladung als Bestätigung zu senden. Zu anderen Zwecken nutzen wir deine Kalenderdaten nicht.
• Was wir speichern: einen Zugriffsschlüssel (Refresh Token), mit dem wir in deinem Namen auf den Kalender zugreifen. Er liegt in einer Datenbanktabelle, die für den Browser nie lesbar ist (Verschlüsselung im Ruhezustand durch unseren Datenbankanbieter). Termine selbst bleiben in deinem Google Kalender. In unserer Datenbank speichern wir nur, was du im Kundenbereich siehst: Kunde, Leistung und Zeit der Termine, die dein Assistent gebucht oder verschoben hat.
• Was wir nicht tun: wir verkaufen keine Daten, nutzen sie nicht für Werbung und trainieren damit keine KI Modelle. Menschen bei Intentos lesen deine Kalenderdaten nicht, außer du bittest uns bei einem Supportfall darum.
• Weitergabe: Kalenderdaten gehen nur an Dienstleister, die wir für den Betrieb brauchen, und nur soweit nötig. Der Kunde, der einen Termin bucht, bekommt die Einladung zu genau diesem Termin.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die wir von Google APIs erhalten, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

Zugriff beenden: In Intentos unter „Verbindungen“ die Verbindung löschen (wir löschen den Zugriffsschlüssel sofort) und in deinem Google Konto unter myaccount.google.com/permissions den Zugriff entfernen.

6. Gespräche, Aufnahmen und Hinweis auf die KI

Der Assistent ist eine KI und gibt sich als virtueller Assistent zu erkennen, wenn jemand danach fragt. Gespräche können aufgezeichnet und transkribiert werden. Als Unternehmen informierst du die Anrufer darüber, zum Beispiel in der Begrüßung, und sorgst für die nötige Rechtsgrundlage. Der Assistent nennt Kundendaten nur, wenn sich der Anrufer ausgewiesen hat, und sagt nur Angaben, die du freigegeben hast. Die Telefonnummer allein öffnet nie einen Kundeneintrag.

7. Speicherung und Sicherheit

Datenbank und Dateien liegen bei Supabase in Frankfurt am Main. Zugriffe auf die Daten sind pro Konto getrennt: jedes Konto sieht nur seine eigenen Daten. Verbindungen sind mit TLS verschlüsselt. Webhooks, die Kundendaten übertragen, werden signiert. Zugangsdaten zu verbundenen Diensten liegen in Tabellen, die der Browser nicht lesen kann. Ein monatliches Kostenlimit schützt vor ungewollten Kosten.

8. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Daten auf, solange dein Konto besteht. Du kannst Anrufe, Kunden, Aufgaben und Verbindungen jederzeit in der App löschen. Dein Konto und alle zugehörigen Daten löschen wir auf Anfrage an privacy@intentos.eu. Sicherungen bei unseren Dienstleistern laufen nach deren eigenem Zeitplan ab. Rechnungsdaten bewahren wir so lange auf, wie das Gesetz es verlangt.

9. Cookies und lokale Speicherung

Ohne deine Zustimmung nutzt diese Website nur notwendige Speicherung: das Sitzungscookie der Anmeldung, wenn du dich anmeldest, sowie den lokalen Speicher für Design und deine Cookie Auswahl. Eine Reichweitenmessung mit Google Analytics wird nur geladen, wenn du sie über „Cookie-Einstellungen“ im Fuß der Seite erlaubst, und lässt sich dort jederzeit wieder ausschalten.

10. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit. Schreibe dafür an privacy@intentos.eu. Deine Kunden und Anrufer können sich ebenfalls an dich oder an uns wenden. Wir helfen dir, solche Anfragen zu beantworten, und du kannst deine Daten jederzeit als Tabelle laden (Werkzeuge).

11. Kinder

Intentos richtet sich an Unternehmen und ist nicht für Personen unter 16 Jahren gedacht.

12. Änderungen und Fragen

Wenn sich der Dienst ändert, passen wir diese Erklärung an und nennen oben das Datum. Fragen: privacy@intentos.eu.